RSS

Category Archives: SAP-FICO

SAP Financial Accounting and Controlling

Procedural Steps of Purchasing Order (Return)

Procedural Steps of Purchasing Order (Return)

Assalamu’alaikum,

SALAM SAP! 🙂

Bagi kebanyakan orang yang saya tahu sering mengeluhkan sistem SAP, malah ada beberapa plesetan dari kawan-kawan saya tentang singkatan SAP. SAP (Setan Ajah Pusing), Siapun Akan Pening, dan beberapa plesetan lainnya *hehehe.. saking rumitnya 🙂 . Ini ungkapan bahwa sistem SAP dirasa sangat menyulitkan, saya pun merasakan hal yang sama, sampai sekarang, akan tetapi saya masih yakin “tidak ada yang sulit di dunia ini, kalau kita memiliki kemauan dan konsisten dalam belajar” #azziikk…  Man Jadda Wa Jada! :). nah begitupun dengan SAP, so far as I known about SAP kenapa dirasa sulit karena sistem ini sangat detail dan kompleks, sedangkan software yang biasa digunakan di Indonesia sejauh yang saya tahu, sangat simple sehingga sangat applicable, mudah dipahami, dan membutuhkan penyesuaian yang tidak lama. Menurut saya SAP ini akan  familiar dan mudah jika kita sudah memahami Business Process -nya, lambat laun saya yakin InsyaAllah bisa. hehe 🙂

Okeh, speaking of business process, this time I wanna share the steps of purchasing order (PO) in my worked place, bahasan disini penekanannya lebih ke proses FICO-nya bagaimana jika invoice belum diterima kemudian terjadi return, apakah proses selanjutnya di ranah FICO? below are the steps:

*Kondisinya, jika ada barang yang reject kemudian kita return ke Vendor namun Invoice dari Vendor belum kita terima. PO menggunakan currency USD/selain IDR, dari Domestic Vendor.

Steps PO Return

Remark of Picture above:

  1. PO Ori, Purchasing order dibuat menggunakan Transaction Code ME21N
  2. MIGO, setelah barang diterima dicek melalui QC kemudian diterima melalui MIGO
  3. MIRO, tahap ini sebetulnya pencatatan hutang  (invoicing), kenapa tetap dilakukan padahal faktur tidak diterima? pencatatan ini dimaksudkan karena barang sudah dilakukan MIGO dan sudah tercatat di dokumen accounting (MIRO barang).
  4. FB60, PO menggunakan V0/V4, pencatatan jurnal manual untuk Pajak (PPN),
  5. Pembuatan PO Return, (Prosesnya sama saja, hanya ada perbedaan pada kolom “r” di tick)
  6. MIGO, Goods Receipt mengacu pada PO Return sehingga Movement Type yang terbentuk akan otomatis sesuai dengan lawan PO Ori,
  7. MIRO “credit memo” jurnal yang terbentuk merupakan kebalikan dari jurnal MIRO “invoicing”
  8. FB65, Membuat jurnal manual PPN (untuk membalancekan point 4)
  9. F-44, (USD) Lakukan Clearing Vendor atas transaksi PPN dan Invoicing, pada saat melakukan clearing akan terjadi selisih hal ini dikarenakan ada perbedaan kurs saat barang diterima dan kemudian direturn, selisih dimasukkan ke GL exchange diff. saat melakukan clearing.

Noted:

Step ini dilakukan ketika PO Domestic namun menggunakan currency selain IDR, ketika melakukan clearing vendor maka currency yang digunakan adalah selain IDR.

For further information, don’t hesitate to contact me 🙂

02.06.2015 II 12:38 PM II office II KotaHujan

Thanks,

Best Regards,

Uwi

Advertisements
 
Leave a comment

Posted by on May 31, 2015 in HOME, SAP, SAP-FICO

 

Tags: , , , , ,

Reversing Document Reversed in SAP

Reversing Document Reversed in SAP

This slideshow requires JavaScript.

Assalamu’alaikum,

Have a great day guys… 🙂

Me-reverse dokumen reverse, apa sih maksudnya? ko’ kata-katanya bolak balik,? Nah,,, begini critanya;

Reverse adalah istilah yang digunakan dalam SAP especially for FICO, user Accounting melakukan input jurnal di SAP namun ternyata jurnal yang telah tercreate tersebut ada kesalahan, maka jurnal Ori dibatalkan (di-reverse), mungkin beberapa familiar dengan istilah “jurnal pembalik” yah. 🙂

Dari sisi Finance faktor-faktor yang menyebabkan dokumen di-reverse diantaranya adalah karena salah input tanggal, amount, GL acccount dan faktor lainnya.

Reversing Document Reversed, bahasa sederhananya membalikkan jurnal pembalik, ilustrasinya seperti ini, User melakukan input jurnal namun jurnal yang diinput tidak sesuai (a) maka dibuat jurnal pembalik (b), ternyata jurnal pembalik (b) juga ada kesalahan entah pada tanggal/amount/lainnya sehingga jurnal pembalik (b) dibalikkan lagi dengan jurnal (c), masih belum paham ya?pusing?? hehe…

Okeh,,, untuk memperjelas berikut case study-nya;

Case Study

(Current Period March 2015)

  1. Upload for period posting 11 (02.2015) should be March 2015 (91***)
  2. Reverse since there is unbalance in GL Account, posting date 03.2015 should be 02.2015 (42***)

Completion

  1. Reverse doc 42*** via FB08 (posting date 03.2015)
  2. Reverse doc 91***via FB08 (posting date 02.2015) period 02.2015 should be opened
  3. Re-Upload GL via (Special TCode)/manual input via standard TCode F-02 with correct data (posting date 03.2015)

Tips

  • Data that you want to input should be correct
  • If want to reverse document, you should be input data same as the previous document

That’s all bout Reverse Document

Have a great day, hope this information useful for you 🙂

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Best Regards,

Uwi

 
Leave a comment

Posted by on April 3, 2015 in HOME, SAP-FICO

 

Tags: , , , ,

Error “assign a plan or budget profile to the object” when created budget in SAP

Error  “assign a plan or budget profile to the object” when created budget in SAP

Bismillah,

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

SEMANGAT SAP! 🙂

In this time I wanna share ‘bout Internal Order (IO) process and an issue during this step.

Internal Order (IO) usually used if any demand budget for specific purpose, so far that I know IO is simple step for trace any request from internal company, management can control the budget, and see details of expense, can see all documents related the IO, such as number of Purchase Requisition (PR), Purchase Order (PO) number, Asset number, etc.

IO has many types, according to budget purpose what will be used, for example Order Type for Assets expenses, IO Promotion (Promotion expenses), etc.

Below are steps for creating IO Assets, before and after create IO till supplying the assets from vendor;

Step before and after creating an Internal Order

Usually after creating IO Asset and want to create budget in KO22, getting an error notify as “assign a plan or budget profile to the object” in this case there are some trigger, we can check all data that we has created before in KO01, whether order type that we chose are suitable with data in KO01 or not, and one of the trigger in this issue is user made a mistake, choose order type for …Asset Settlements, the order type must be Capital Assets since are data indicate for Fix Assets. The completion is just change the order type with correct data (related order type).

Internal Order-Budget

That’s a little bit ‘bout step for IO assets.

Hope this article can useful for many people. 🙂

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Thanks,

Best regards,

uwi

 
Leave a comment

Posted by on March 6, 2015 in SAP, SAP-FICO

 

Tags: , , , , , , ,

Pengaruh “GR Based Invoice” di Purchasing Order (PO) pada “Enter incoming Invoice” (MIRO)

Pengaruh “GR Based Invoice” di Purchasing Order (PO) pada “Enter incoming Invoice” (MIRO)

This slideshow requires JavaScript.

Assalamu’alaikum,,

Selamat Sore…

Semangat SAP! 🙂

Tiada hari tanpa issue, tidak ada issue maka tidak berkembanglah ilmu, tidak ada issue sering kali membuat pikiran “mandeg” dan cenderung membuat “menguap” yah… begitulah memang pekerjaan saya dan teman-teman satu team, “try to solve all SAP users problem” Baru-baru ini, saya mendapati permasalahan dari client saya, pada saat melakukan pencatatn tagihan invoice melalui TCode MIRO, item yang muncul adalah subtotal sesuai dengan seluruh tagihannya (1jt), padahal item yang diterima  (MIGO) secara parsial yaitu ada dua (2) kali penerimaan barang dengan total tagihan 1jt, client saya menginginkan agar item pada MIRO yang muncul adalah sesuai dengan jumlah MIGO (2 item). Sejauh ini yang saya tahu, ada 2 hal ketentuan tentang invoicing pada saat pembuatan PO yang akan mempengaruhi proses MIRO (invoicing), berikut ini detailnya:

  1. Jika di tab Invoice pada saat pembuatan PO “Inv. Receipt” di tick dan “GR-Bsd IV” tidak di tick maka MIRO berdasarkan subtotal invoice
  2. Jika di tab Invoice pada saat pembuatan PO ““Inv. Receipt” dan “GR-Bsd IV” di tick maka MIRO berdasarkan MIGO (Partial).

Perlu sahabat ketahui, bahwa pada saat pembuatan PO, user yang membuat tidak memperhatikan ketentuan ini, karena pada tab invoice ini biasanya sudah di maintain langsung di master data vendor, sehingga secara otomatis ter default ketika membuat PO untuk vendor terkait.  Untuk kasus client saya ini, setelah di analisa terjadi karena pada master data vendor belum di lakukan tick pada box “GR-Bsd IV”. Lalu bagaimana jika tetap menginginkan MIRO sesuai dengan MIGO partial? berikut ini ulasannya 🙂

Trigger

  1. Master data Vendor tidak di maintain (box “GR-Bsd IV tidak di tick)
  2. Pada saat pembuatan PO “GR-Bsd IV tidak di tick

Case Study

  1. Pada saat pembuatan PO box “GR-Bsd IV tidak di tick/check list karena pada master data vendor “GR-Bsd IV” tidak di tick
  2. Barang/material diterima secara partial sebanyak lebih dari satu kali, (MIGO Partial), MIGO periode januari dan februari.
  3. Pada saat MIRO, item yang muncul hanya satu dan amount serta quantity sub total bukan partial berdasarkan MIGO
  4. MIRO akan dilanjutkan jika sesuai dengan material yang datang (MIGO Partial)

Tips

  1. Teliti dalam melakukan transaksi
  2. Agar hal ini tidak terulang kembali maka sebaiknya “GR-Bsd IV” di maintain pada master data vendor.

Completion

  1. Cancel semua MIGO
  2. Edit PO melalui TCode ME22N,
  3. klik pada tab “invoice” kemudian tick “GR-Bsd IV” dan save
  4. lakukan MIGO kembali periode januari dan februaru, (secara partial)*
  5. lakukan MIRO

*MIGO partial bisa dilakukan kembali jika barang terkait tidak berhubungan dengan stock (biasanya yang memiliki kode material), misal barang ini adalah consumable maka akan mudah di cancel dan MIGO kembali asalkan periode masih terbuka, jika tidak dibuka dan hal ini tetap ingin diproses maka bisa menghubungi konsultan masing-masing yang memiliki otorisasi untuk membuka periode sebelumnya.

Finish,

Thank you.

Semoga Bermanfaat.

Salam SAP! 🙂

 
Leave a comment

Posted by on February 14, 2015 in HOME, SAP, SAP-FICO

 

Tags: , , , , , ,

Menambah amount invoicing “Subsequent Debit” pada MIRO

Menambah amount invoicing “Subsequent Debit” pada MIRO

Bismillah…

Assalamu’alaikum Sahabat semuanya, semoga dalam keadaan sehat wal’afiat 🙂

Semangat SAP!

Tidak adanya validasi pada proses tertentu sering kali bisa membuat otak kita semakin mengencang, terlebih jika proses ini berkaitan erat dengan proses yang sudah dijalankan sebelumnya, dan ini sering terjadi pada client saya.

Pada bahasan kali ini saya akan mencoba berbagi tentang bagaimana membenahi pencatatan dari sisi accounting jika tiba-tiba terjadi perubahan harga material/barang/jasa pada Purchasing Order (PO).

Trigger

  1. Harga diganti setelah proses MIGO, atau
  2. Harga diganti setelah MIGO dan MIRO selesai.

Case Study

  1. Proses PO (Qty line 10 200, line 20 sebesar 100) sudah dilakukan mulai dari MIGO hingga MIRO
  2. Terjadi perubahan harga pada item ke 10, Total Qty 200 terdapat 2 harga:
    1. 50 EA harga Rp 200 (harga tetap)
    2. 150 EA harga naik menjadi Rp 210
  3. Total MIRO (invoice) item 10 yang sudah diproses adalah 200EA*Rp 200 =Rp 40.000
  4. Total MIRO item 10 setelah kenaikan harga adalah (50*Rp200)+(150*Rp210) =Rp 41.500
  5. Selisih antara Point 3 dan 4 adalah (+) Rp 1.500

Completion

untuk mencatat pertambahan nilai  pada invoice sebesar Rp 1.500 maka bisa menggunakan TCode MIRO dan pilih subsequent debit, perlu diketahui bahwa penambahan saat MIRO subs. ini tidak akan menambah ke account Jurnal GR/IR seperti MIRO invoicing biasa.

  1. Buka Tcode MIRO dan sub Transaction pilih subsequent debit lakukan step seperti biasanya, pada kolom amount isi 1.500, lanjutkan seperti proses MIRO invoice kemudian post.
  2. miro subJika dilihat di ME23N untuk melihat purchasing history akan terlihat seperti layar di bawah
  3. POH
  4. Buka FB03 untuk melihat jurnal yang terbentuk dari MIRO subsequent debit seperti berikut iniFB03Posting Key (PK) 31 adalah untuk account VendorPosting Key (PK) 89 adalah untuk account inventory
    Posting Key (PK) 40 adalah untuk pajak masukan
  5. Untuk memastikan apakah hasil posting ini, tidak akan mempengaruhi stock maka bisa dilihat di TCode MMBE
  6. Cek pergerakan harga pada TCode MM03 buka tab accounting 1, lihat di total value maka akan bertambah

Selesai, 🙂

Semoga bermanfaat,

Salam SAP!

 
Leave a comment

Posted by on February 11, 2015 in HOME, SAP-FICO

 

Tags: , , , ,

 
%d bloggers like this: