Procedural Steps of Purchasing Order (Return)

Assalamu’alaikum,

SALAM SAP! 🙂

Bagi kebanyakan orang yang saya tahu sering mengeluhkan sistem SAP, malah ada beberapa plesetan dari kawan-kawan saya tentang singkatan SAP. SAP (Setan Ajah Pusing), Siapun Akan Pening, dan beberapa plesetan lainnya *hehehe.. saking rumitnya 🙂 . Ini ungkapan bahwa sistem SAP dirasa sangat menyulitkan, saya pun merasakan hal yang sama, sampai sekarang, akan tetapi saya masih yakin “tidak ada yang sulit di dunia ini, kalau kita memiliki kemauan dan konsisten dalam belajar” #azziikk…  Man Jadda Wa Jada! :). nah begitupun dengan SAP, so far as I known about SAP kenapa dirasa sulit karena sistem ini sangat detail dan kompleks, sedangkan software yang biasa digunakan di Indonesia sejauh yang saya tahu, sangat simple sehingga sangat applicable, mudah dipahami, dan membutuhkan penyesuaian yang tidak lama. Menurut saya SAP ini akan  familiar dan mudah jika kita sudah memahami Business Process -nya, lambat laun saya yakin InsyaAllah bisa. hehe 🙂

Okeh, speaking of business process, this time I wanna share the steps of purchasing order (PO) in my worked place, bahasan disini penekanannya lebih ke proses FICO-nya bagaimana jika invoice belum diterima kemudian terjadi return, apakah proses selanjutnya di ranah FICO? below are the steps:

*Kondisinya, jika ada barang yang reject kemudian kita return ke Vendor namun Invoice dari Vendor belum kita terima. PO menggunakan currency USD/selain IDR, dari Domestic Vendor.

Remark of Picture above:

1. PO Ori, Purchasing order dibuat menggunakan Transaction Code ME21N
2. MIGO, setelah barang diterima dicek melalui QC kemudian diterima melalui MIGO
3. MIRO, tahap ini sebetulnya pencatatan hutang  (invoicing), kenapa tetap dilakukan padahal faktur tidak diterima? pencatatan ini dimaksudkan karena barang sudah dilakukan MIGO dan sudah tercatat di dokumen accounting (MIRO barang).
4. FB60, PO menggunakan V0/V4, pencatatan jurnal manual untuk Pajak (PPN),
5. Pembuatan PO Return, (Prosesnya sama saja, hanya ada perbedaan pada kolom “r” di tick)
6. MIGO, Goods Receipt mengacu pada PO Return sehingga Movement Type yang terbentuk akan otomatis sesuai dengan lawan PO Ori,
7. MIRO “credit memo” jurnal yang terbentuk merupakan kebalikan dari jurnal MIRO “invoicing”
8. FB65, Membuat jurnal manual PPN (untuk membalancekan point 4)
9. F-44, (USD) Lakukan Clearing Vendor atas transaksi PPN dan Invoicing, pada saat melakukan clearing akan terjadi selisih hal ini dikarenakan ada perbedaan kurs saat barang diterima dan kemudian direturn, selisih dimasukkan ke GL exchange diff. saat melakukan clearing.

Noted:

Step ini dilakukan ketika PO Domestic namun menggunakan currency selain IDR, ketika melakukan clearing vendor maka currency yang digunakan adalah selain IDR.

For further information, don’t hesitate to contact me 🙂

02.06.2015 II 12:38 PM II office II KotaHujan

Thanks,

Best Regards,

Uwi